Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Ihrer persönlichen Situation wenden Sie sich an eine Steuerberatung oder einen Rechtsanwalt.

Gehaltsabrechnungen aus 2019, Kontoauszüge von 2021, ein Steuerbescheid von 2020: Darf das alles weg? Oder muss es bleiben? Die Antwort hängt davon ab, ob Sie Privatperson oder Unternehmer sind, welches Dokument vorliegt und welche gesetzliche Grundlage greift. Dieser Ratgeber fasst die aktuellen Aufbewahrungsfristen für 2026 zusammen, nennt die relevanten Gesetze und zeigt in einer Tabelle, welche privaten Unterlagen Sie wie lange aufheben sollten.

Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen?

Kurze Antwort: kaum. Anders als Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmen unterliegen Privatpersonen in Deutschland keiner allgemeinen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für ihre Unterlagen. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen, die per Gesetz gelten.

Ausnahme 1: Handwerkerrechnungen bei Grundstücksleistungen

§14b Abs. 1 Satz 5 UStG verpflichtet private Empfänger, Rechnungen über steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück zwei Jahre lang aufzubewahren. Betroffen sind typische Handwerkerleistungen am Haus oder der Wohnung: Dachdecker, Heizungsinstallateur, Malerbetrieb und ähnliche Tätigkeiten. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Verstoß kann mit einem Bußgeld von bis zu 1.000 Euro geahndet werden (§26a Abs. 2 Nr. 3 UStG).

Ausnahme 2: Gutverdiener mit über 500.000 Euro Einkünften

Wer als Privatperson Überschusseinkünfte (etwa aus Vermietung oder nichtselbständiger Arbeit) von mehr als 500.000 Euro jährlich erzielt, muss gemäß §147a AO die dazugehörigen Unterlagen und Belege sechs Jahre aufbewahren. Diese Regelung betrifft in der Praxis vor allem Personen mit hohen Mieteinnahmen oder sonstigen Überschusseinkünften. Ab dem Veranlagungszeitraum 2027 steigt die Grenze auf 750.000 Euro (Wachstumschancengesetz).

Und alle anderen?

Für die große Mehrheit der Privatpersonen existiert keine gesetzliche Pflicht, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Versicherungspolicen bestimmte Zeiträume aufzuheben. Es gibt aber gute praktische Gründe, bestimmte Dokumente trotzdem nicht sofort zu vernichten.

Warum trotzdem aufbewahren? Praktische Gründe

Die allgemeine Verjährungsfrist für zivilrechtliche Ansprüche beträgt nach §195 BGB drei Jahre. Wer in dieser Zeit einen Gewährleistungsanspruch, eine Mietkautions-Rückforderung oder einen Versicherungsfall belegen muss, braucht die passenden Unterlagen. Steuerbescheide können innerhalb der Festsetzungsfrist (§169 AO, in der Regel vier Jahre) geändert oder angefochten werden. Und für die spätere Rentenberechnung sind lückenlose Gehaltsnachweise wertvoll, auch Jahrzehnte nach der Ausstellung.

Die Faustregel lautet: Auch ohne Pflicht ist es sinnvoll, Unterlagen mindestens so lange aufzuheben, wie daraus Ansprüche entstehen oder Nachweise verlangt werden könnten.

Aufbewahrungsfristen 2026 für Privatpersonen: Tabelle

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über empfohlene und gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die häufigsten privaten Dokumente. Wo eine gesetzliche Grundlage existiert, ist sie angegeben. In allen anderen Fällen handelt es sich um Empfehlungen auf Basis der allgemeinen Verjährungsfristen und praktischen Erwägungen.

Dokument Frist Grundlage / Hinweis
Steuerbescheide 10 Jahre (empfohlen) Keine Pflicht für Privatpersonen, aber: Festsetzungsfrist §169 AO (4 Jahre), bei Steuerhinterziehung 10 Jahre. Viele Berater empfehlen 10 Jahre als sicheren Puffer.
Steuererklärungen, Belege Bis Bescheid bestandskräftig + 4 Jahre §169 AO. Solange der Bescheid geändert werden kann, die Belege behalten.
Gehaltsabrechnungen Bis zum Rentenbescheid (empfohlen) Relevant für Rentenberechnung. Mindestens die Dezember-Abrechnung jedes Jahres aufheben.
Kontoauszüge 3 Jahre (empfohlen) §195 BGB (Verjährung). Dienen als Zahlungsnachweis bei Streitfällen.
Handwerkerrechnungen (am Grundstück) 2 Jahre (Pflicht) §14b Abs. 1 Satz 5 UStG. Einzige echte Aufbewahrungspflicht für die meisten Privatpersonen.
Mietvertrag, Übergabeprotokoll 3 Jahre nach Auszug §195 BGB. Kaution, Nebenkostenabrechnung und Schäden können drei Jahre lang geltend gemacht werden.
Versicherungspolicen Vertragslaufzeit + 3 Jahre §195 BGB. Nach Vertragsende können noch Ansprüche bestehen.
Arztrechnungen, Rezepte 3 Jahre (empfohlen) §195 BGB. Relevant für Erstattungsansprüche gegenüber Krankenkassen oder Beihilfestellen.
Kaufbelege (Elektronik, Möbel) Garantiezeit + 4 Monate Gewährleistungsfrist: 2 Jahre ab Kauf (§438 BGB). Herstellergarantie kann länger gelten.
Nebenkostenabrechnungen 12 Monate nach Zustellung + 3 Jahre Einwendungsfrist 12 Monate (§556 Abs. 3 BGB), dann allgemeine Verjährung.
Zeugnisse, Urkunden Lebenslang Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Scheidungsurteil, Schulabschluss, Studienabschluss: Originale sind nicht neu beschaffbar oder nur mit großem Aufwand.
Rentenbescheide Lebenslang Nachweis erworbener Rentenansprüche. Im Zweifelsfall enthält nur dieser Bescheid die endgültige Berechnung.
Testamente, Erbverträge 30 Jahre nach Erbfall (mindestens) §197 BGB (Verjährung erbrechtlicher Ansprüche: 30 Jahre).
Kreditverträge 3 Jahre nach vollständiger Tilgung §195 BGB. Löschungsbewilligung der Grundschuld separat aufbewahren.

Was sich 2025/2026 geändert hat: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz

Zum 1. Januar 2025 ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft getreten. Die wichtigste Änderung für die Aufbewahrung: Die steuerliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde in §147 Abs. 3 AO von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das betrifft Rechnungen, Quittungen, Buchungsanweisungen, Bankbelege und Kostenbelege, allerdings nur für Gewerbetreibende und bilanzierungspflichtige Unternehmen.

Für Privatpersonen ändert sich durch das BEG IV unmittelbar nichts, da keine allgemeine Aufbewahrungspflicht besteht. Wer allerdings als Vermieter Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt und diese steuerlich geltend macht, sollte die neuen 8-Jahres-Fristen beachten. Gleiches gilt für nebenberufliche Selbstständige.

Welche Belege konnten ab Januar 2026 vernichtet werden?

Durch die verkürzte Frist konnten Gewerbetreibende ab dem 1. Januar 2026 Buchungsbelege vernichten, die vor dem 1. Januar 2018 entstanden sind (sofern die Festsetzungsfrist nach §169 AO abgelaufen ist). Unter der alten 10-Jahres-Regel wäre das erst ab 2028 möglich gewesen. Die verkürzte Frist gilt rückwirkend für alle Belege, deren 10-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Fristen richtig berechnen: Wann beginnt die Frist?

Eine häufige Fehlerquelle: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Datum des Dokuments, sondern in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt, empfangen oder die letzte Buchung vorgenommen wurde (§147 Abs. 4 AO). Ein konkretes Beispiel: Eine Handwerkerrechnung vom 15. März 2024 muss bis zum 31. Dezember 2026 aufbewahrt werden (Fristbeginn 31. Dezember 2024, zwei Jahre).

Bei Steuerbescheiden gilt: Die Festsetzungsfrist nach §169 AO beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Wer seine Steuererklärung für 2022 erst im Oktober 2024 abgibt, bei dem endet die vierjährige Festsetzungsfrist am 31. Dezember 2028.

Sonderfälle und häufige Fragen

Steuerbescheid: Aufheben oder vernichten?

Sobald ein Steuerbescheid bestandskräftig ist (Einspruchsfrist von einem Monat abgelaufen, kein laufendes Verfahren), besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr. Trotzdem empfehlen Steuerberater, Steuerbescheide mindestens zehn Jahre aufzuheben. Der Grund: Bei einer Betriebsprüfung oder einem Verfahren wegen Steuerhinterziehung beträgt die Festsetzungsfrist zehn Jahre (§169 Abs. 2 Satz 2 AO). Wer dann seine alten Bescheide vorlegen kann, ist im Vorteil.

Gehaltsabrechnungen und Rente

Die Deutsche Rentenversicherung führt zwar ein Versicherungskonto, aber Lücken oder Fehler kommen vor. Gehaltsabrechnungen oder zumindest die Jahresmeldungen des Arbeitgebers (Dezember-Abrechnung) sollten deshalb bis zum rechtskräftigen Rentenbescheid aufbewahrt werden. Das können je nach Alter 30 Jahre oder mehr sein.

Digitale Kopien statt Papier

Für Privatpersonen gibt es keine Formvorschrift. Digitale Kopien (Scans, Fotos) sind als Nachweis in der Regel ausreichend, solange die Lesbarkeit gewährleistet ist. Bei Verträgen mit notarieller Beurkundung (Grundstückskauf, Erbvertrag) sollten die Originale zusätzlich aufbewahrt werden. Welche Regeln beim Scannen gelten und wann das Original vernichtet werden darf, erklärt der Beitrag Dokumente rechtssicher digitalisieren. Für das Archivieren privater Dokumente bietet sich eine App wie Keptiq an, die Dokumente direkt auf dem Gerät organisiert, ohne sie in eine Cloud hochzuladen. Mehr dazu im Ratgeber Dokumente digitalisieren.

Gewerbetreibende: andere Regeln

Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen unterliegen deutlich strengeren Vorschriften. §147 AO und §257 HGB schreiben Aufbewahrungsfristen von 8 bzw. 10 Jahren vor, je nach Dokumentenart. Eine ausführliche Darstellung der gewerblichen Pflichten ist nicht Gegenstand dieses Ratgebers, der sich an Privatpersonen richtet.

Welche Dokumente können 2026 weg?

Basierend auf den Fristen können Privatpersonen im Jahr 2026 grundsätzlich folgende Unterlagen vernichten, sofern keine laufenden Rechtsstreitigkeiten oder offenen Ansprüche bestehen:

Nicht vernichten sollten Sie: Gehaltsabrechnungen (bis Rentenbescheid), Steuerbescheide (Empfehlung: 10 Jahre), Zeugnisse, Urkunden, Testamente, Rentenunterlagen und Grundbuchauszüge. Eine ausführliche Checkliste nach den Kategorien lebenslang, mehrere Jahre und entbehrlich finden Sie im Beitrag Welche Unterlagen muss ich aufheben?.

Tipps für ein gutes Ablagesystem

Aufbewahrungsfristen nützen wenig, wenn man ein Dokument im entscheidenden Moment nicht wiederfindet. Ein paar bewährte Ansätze:

Wer seine Steuerunterlagen digital organisiert, kann Belege schneller für die jährliche Steuererklärung zusammenstellen und reduziert das Risiko, dass etwas verloren geht.

Dokumente scannen und sicher archivieren

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Stand: März 2026. Alle Angaben ohne Gewähr.